Портфельное управление: руководство по стратегии, бюджетированию и инвестированию в SAFe® — теория и практика российских компаний

Соответствие стратегии возможностям ее воплощения — не только залог успеха компании, но и ключевой аспект Scaled Agile Framework® (SAFe®), лидирующего в мире подхода цифровой трансформации и обеспечения бизнес-гибкости для крупных компаний. Какие инструменты портфельного управления предлагает SAFe? Какие российские компании рассказали свой опыт на Enterprise Agile Russia, конференции для собственников по портфельному управлению.

Соответствие стратегии возможностям ее воплощения — не только залог успеха компании, но и ключевой аспект SAFe. Процедура согласования стратегии только кажется простой:

Всегда предлагается гораздо больше хороших идей, чем компания может объективно реализовать.
И компромисс различных мнений найти не легко.
Представления руководства компании часто оторваны от реальной работы.

Традиционные подходы к портфельному управлению проектами могут буквально блокировать потоки создания ценности в вашей компании:

Как быстро можно начать создавать ценность для клиентов, работая в функциональных колодцах?
Насколько эффективно можно непрерывно осуществлять координацию нескольких центров затрат, бюджетов, графиков, людей и выпусков продуктов?
Как адаптировать годовой план к изменениям на рынке через несколько месяцев?

Все это оказывает давление на компанию, ставя ее в условия неопределенности и заставляя быстрее предлагать инновационные решения.

“

Что же такое портфель? Это уровень, на котором мы управляем организацией, связываем стратегию и тактику. Очень часто, переходя на Agile и продуктовые подходы, компании закрывают проектное и портфельное управление, рассчитывая, что команды будут реализовывать свои задачи в рамках квартальных инкрементов. Но так мы увеличиваем разрыв между стратегией и тактикой. Мы не можем полноценно связать задачи размером меньше квартала со стратегическими и даже годовыми целями. Нам нужен план, как мы собираемся до этих целей дойти. Более того, этот план нам нужен для того, чтобы прогнозировать целевое количество команд, целевую архитектуру, целевые бизнес-процессы и работу смежных подразделений. По своей сути, портфель — это управление задачами, а точнее целями и требованиями, на горизонт гораздо больше, чем ближайший квартал. Сюда входят как продуктовые задачи, так и кросс-продуктовые, кросс-платформенные и даже кросс-бизнесовые. И поверьте, они у вас точно есть, какую бы идеальную структуру своих команд вы бы не придумали.

Константин Воронин, SPC (SAFe Practice Consultant)

Lean-управление портфелем

Применяя подход бережливого портфельного управления, вы можете улучшить взаимодействие между отделами, мотивировать команду и направить потоки создания ценности таким образом, чтобы скорее представить клиентам то, что им нужно.

Динамическое планирование и гибкость позволяют адаптировать программы и бюджеты к изменениям на рынке.
Увеличить производительность посредством приведения в соответствие нагрузки и возможностей.
Работать поэтапно, чтобы создавать функциональные решения быстрее и использовать обратную связь от клиентов для непрерывного совершенствования.

Переход к бережливому управлению портфелем включает вовлечение ключевых заинтересованных лиц — руководителей и менеджеров:

управляющих портфелем проектов;
менеджеров по развитию;
корпоративных архитекторов;
продуктовых менеджеров;
представителей бизнеса

— и других заинтересованных лиц.

Все они взаимодействуют в рамках 3 ключевых направлений бережливого портфельного управления:

Стратегия и инвестиционное финансирование.
Agile-процесс управления портфелем.
Бережливое управление.

Стратегия и инвестиционное финансирование

Стратегия и инвестиционное финансирование подразумевает связывание портфеля с организацией, разработку концепции и дорожной карты портфеля, внедрение бережливого бюджетирования и ограничений бюджетной политики, настройку потока ценности портфеля.

Связывание портфеля с организацией осуществляется стратегическими темами, небольшого количества бизнес-целей, которые обеспечивают бизнес-контекст для принятия единых решений. Заинтересованные лица портфеля документируют стратегические темы в виде целей и ключевых результатов (Objectives and Key Results). Этот подход обеспечивает единое видение.
Разработка концепции и дорожной карты включает описание взаимодействия между потоками создания ценности для достижения целей портфеля в рамках более обширной стратегии предприятия. Дорожная карта используется для работы со спрогнозированными инвестициями в долгосрочной перспективе.
В рамках бережливого управления создаются бюджеты для потоков создания ценности, создающих решения по бизнес-стратегии, описанной в стратегических темах. Каждый поток создания ценности имеет свой текущий бюджет на необходимые ресурсы. Ограничения бюджетной политики - это политики и практики формирования бюджета, расходов и управления портфелем.
Заинтересованные лица портфеля используют Kanban портфеля для рассмотрения, анализа и утверждения эпиков, которые представляют собой существенные инициативы по разработке решений. Благодаря Kanban портфеля заинтересованные лица могут видеть всю незавершенную работу и удостовериться в том, что нагрузка соответствует возможностям.

Доклад Xsolla «OKR как катализатор согласованности на всех уровнях компании» (26 минут) на Enterprise Agile Russia 2020, конференции по гибкому управлению

Agile-процесс управления портфелем

На данном этапе заинтересованные лица портфеля взаимодействуют с целью координации потоков создания ценности, поддержки реализации программ и улучшения операционной эффективности.

Координируя решения через потоки создания ценности, руководители, применяющие Lean и Agile, создают возможности, которые не по плечу конкурентам.
Заинтересованные лица портфеля используют дорожную карту, которая включает в себя дорожные карты более низких уровней и отображает более широкую картину разработки решений по всем потокам создания ценности.
Улучшение операционной эффективности ведет к оптимизации производительности, поэтому заинтересованные лица портфеля непрерывно стремятся к повышению эффективности, усовершенствованию практик и повышению результатов деятельности всей компании.

“

Чем же это отличается от классической проектной деятельности? Гибкостью. Раньше мы фиксировали весь объем задач, а управляли бюджетом и ресурсами. Более того, проектная деятельность и операционная деятельность компании были практически разделены, что рождало неэффективное использование ресурсов, пересечения и прочие проблемы. В SAFe мы объединяем все это в один поток создания ценности.

Константин Воронин, SPC (SAFe Practice Consultant)

Доклад Банка Открытие «Год в сапогах — меняем всю компанию при запуске трайбов в бизнес-линиях» (37 минут) на Enterprise Agile Russia 2021, конференции по портфельному управлению

Бережливое управление

Организация бережливого управления включает в себя управление расходами, аудит и соответствие стандартам, прогнозирование затрат и измерения.

Благодаря организации бережливого портфельного управления, заинтересованные лица портфеля имеют возможность завершить процесс посредством динамического прогнозирования и бюджетирования, измерения эффективности портфеля и координации постоянного соответствия стандартам.

Применение более гибкого подхода к бюджетированию позволяет заинтересованным лицам портфеля периодически корректировать бюджеты и увеличивать прибыль.

“

Представьте себе команду. Вы уже знаете, как ей помогают гибкие подходы и наверняка умеете гибко управлять ее бэклогом. А теперь представьте, что вся ваша организация — это одна большая команда, и вы гибко управляете всем бэклогом вашей организации. Если раньше мы блокировали ресурсы на долгий срок для решения какой-то определенной задачи, то теперь мы можем гибко переключаться между направлениями. Например, сегодня нам важно одно направление, и мы инвестируем в него, а завтра нам потребуется другое, и мы переключаемся практически по щелчку пальца

Константин Воронин, SPC (SAFe Practice Consultant)

Применение более гибкого подхода к бюджетированию позволяет заинтересованным лицам портфеля периодически корректировать бюджеты и увеличивать прибыль.

Видео «Инициативное Бюджетирование в SAFe®» (4 минуты)

Заинтересованные лица могут убедиться, что стратегия была реализована в соответствии с ограничениями бюджетной политики, и что бизнес-результаты непрерывно улучшаются.

Использование итерационного подхода позволяет предприятию соблюдать стандарты и регламенты, минимизировать накладные расходы и постоянно поддерживать потоки создания ценности.

Одним словом, бережливое управление помогает компании устанавливать направления и разрабатывать проекты, которые ведут к улучшению текущих результатов в будущем.

Бережливое управление включает три ключевых взаимодействия:

Стратегия и инвестиционное финансирование, которые позволяют принимать нужные решения в подходящий момент.
Бережливый подход к финансам способствует децентрализации процесса принятия решений и увеличению потока новых продуктов и услуг.
Agile-процесс управления портфелем позволяет координировать действия в рамках портфеля, соотносить стратегию с возможностями реализации и улучшать операционную эффективность.

Бережливое управление позволяет завершить процесс оценкой эффективности. Она ориентирована на динамическое изменение бюджета с целью достижения максимальной прибыли.

Благодаря совместной реализации этого подхода компания эффективнее определяет и формулирует стратегию, улучшает бизнес-результаты. В результате компания получает оптимальную корпоративную стратегию и улучшение бизнес-результатов.

“

Именно гибкий портфельный уровень дает организациям максимальную бизнес-гибкость и самый большой эффект всей вашей Agile-трансформации. SAFe дает много инструментов для управления общекорпоративными процессами и процессами топ-менеджмента. Вы сами удивитесь, насколько гибкой станет ваша организация и ваша стратегия

Константин Воронин, SPC (SAFe Practice Consultant)

Видео «Обзор Lean-управления портфелем в SAFe®» (7 минут)